Dos na Dont ngeunaan Nuliskeun Data di Excel

01 of 08

Excel Data Entry Ihtisar

7 DO 's and don'ts tina Data Entry. © Ted Perancis

Tutorial ieu nyertakeun sababaraha dos dasar na DON'Ts of ngasupkeun data kana program spreadsheet kayaning Excel, Google Spreadsheets, sarta Buka Kantor Calc.

Ngasupkeun data neuleu kahiji waktos bisa nyingkahan masalah engké on na nyieun gampang ngagunakeun sababaraha parabot sarta fitur Excel urang kayaning Rumusna jeung grafik.

The dos na DON'Ts téh:

  1. Ulah rencana spreadsheet Anjeun
  2. Ulah Ninggalkeun Jajar kosong atawa Kolom Nalika Nuliskeun Data Biomédis
  3. Ulah Simpen Remen na Simpen di Dua Tempat
  4. Ulah Paké Nomer sakumaha Tihang lulugu sarta ulah Di antarana Unit jeung Data
  5. Ulah Paké Cell Rujukan jeung Bulan Anu ngaranna di Rumus
  6. Ulah Ninggalkeun Sél ngandung Rumus Henteu dikonci
  7. Ulah diurutkeun Data anjeun

Ulah rencana Spreadsheet anjeun

Lamun datang ka ngasupkeun data kana Excel, éta mangrupakeun ide nu sae pikeun ngalakukeun saeutik tata sateuacan Anjeun ngawitan ngetik.

Nyaho naon LKS bakal dipaké pikeun, data éta bakal ngandung, jeung naon bakal dipigawé ku data nu bisa greatly mangaruhan tata perenah ahir LKS ka.

Perencanaan saméméh ngetikkeun bisa ngahemat waktu engké lamun spreadsheet nu perlu dirombak sangkan eta leuwih efisien sarta gampang gawekeun.

Titik mun Pertimbangkeun

Maksad tina Spreadsheet nu?

Sabaraha Data Badé Spreadsheet nu Tahan?

Jumlah data spreadsheet nu mimitina bakal tahan sarta sabaraha bakal ditambahkeun engké bakal mangaruhan jumlah lembar kerja dipaké.

Anu Chart Diperlukeun?

Mun kabeh atawa bagian tina susunan data nyaeta pikeun dipintonkeun dina bagan atawa grafik, éta bisa mangaruhan kana perenah informasi,

Bakal Spreadsheet nu Kudu Dicitak?

Kumaha data anu disusun bisa jadi dipangaruhan upami sadayana atanapi sababaraha data bakal dicitak, gumantung kana naha potret atawa bentang perenah dipilih jeung sababaraha lembar diperlukeun.

02 of 08

Ulah Ninggalkeun Jajar kosong atawa Kolom di Data Biomédis

Ulah Ninggalkeun Jajar kosong atawa Kolom. © Ted Perancis

Ninggalkeun kosong barisan atanapi kolom dina tabel data atawa Bulan patali data bisa nyieun hésé pisan leres ngagunakeun angka fitur Excel urang kayaning grafik, tabel pangsi, sarta fungsi nu tangtu.

Malah sél kosong dina data sakaligus atanapi kolom ngandung bisa ngabalukarkeun masalah ditémbongkeun saperti dina gambar di luhur.

Henteuna spasi kosong ogé bakal nyieun leuwih gampang pikeun Excel pikeun ngadeteksi tur pilih kabeh data patali dina rentang anu lamun fitur sapertos asihan , nyaring, atawa AutoSum anu dipaké.

Tinimbang ninggalkeun barisan atanapi kolom kosong, make wates atawa lulugu format na labél maké kandel atanapi ngagurat di handapna dina urutan megatkeun up data jeung nyieun leuwih gampang maca.

Lebetkeun data anjeun kolom saarah nalika mungkin.

Tetep Data séjén nu teu patali Pisahkeun

Bari tetep data patali babarengan penting, dina waktos anu sareng, bisa jadi mangpaat tetep séjén nu teu patali Bulan data misahkeun.

Ninggalkeun kolom kosong atawa barisan antara Bulan data béda atawa data lianna dina LKS deui bakal nyieun leuwih gampang pikeun Excel mun neuleu ngadeteksi tur pilih Bulan atawa tabel data patali.

03 of 08

Ulah Simpen Remen

Simpen Data anjeun Remen. © Ted Perancis

Pentingna nyimpen karya Anjeun remen teu bisa overstated - atanapi nyatakeun teuing mindeng.

Tangtu, lamun anjeun maké web spreadsheet -based - kayaning Google Spreadsheets atanapi Excel Online - lajeng nyimpen teu hiji masalah, saprak program ngayakeun ngabogaan pilihan simpen tapi, tinimbang, karya kalawan otomatis ngahemat fitur.

Pikeun program nu basisna komputer sanajan, sanggeus dua atawa tilu parobahan - naha ayeuna teh nambahkeun data, nyieun parobahan pormat, atawa ngasupkeun formula - ngahemat LKS ka.

Mun nu sigana teuing, simpen sahenteuna unggal dua atawa tilu menit.

Sanajan kuatna komputer jeung software komputer tos ningkat drastis leuwih sawatara warsih pamungkas, software nu masih ngadat, gagal kakuatan masih lumangsung, sarta jalma séjén kadang lalampahan ngaliwatan ari kakuatan anjeun sarta narik eta kaluar tina stop kontak témbok.

Sarta lamun eta kajadian, leungitna wae jumlah data - ageung atanapi alit - hijina naek workload anjeun anjeun nyoba ngarekonstruksikeun naon geus geus rengse.

Excel boga otomatis ngahemat fitur nu biasana jalan kacida alusna, tapi teu matak relied on. Meunang dina watek securing data anjeun sorangan jeung sering ngaheéat.

Potong kompas ka Musim Panas

Musim Panas teu kudu jadi hiji tugas onerous of pindah mouse ka pita tur ngaklik on ikon, meunang dina watek nyimpen ngagunakeun keyboard potong kompas kombinasi:

Ctrl + S

Ulah Simpen di Dua Tempat

aspék séjén tina hemat nu teu bisa overstated nyaeta pentingna nyimpen data Anjeun di dua lokasi béda.

Lokasi kadua, tangtosna, cadangan, sarta eta geus ngomong sabaraha kali, "cadangan nu kawas asuransi: boga salah jeung anjeun sigana moal kudu eta, teu boga salah jeung Anjeun meureun bakal".

The cadangan pangalusna hiji nu aya dina lokasi fisik beda ti aslina. Barina ogé, naon anu titik ngabogaan dua salinan berkas mun maranéhna

Cadangan Web Dumasar

Deui, nyieun cadangan teu kudu jadi hiji tugas onerous atanapi waktos-consuming.

Mun kaamanan teu hiji masalah - LKS mangrupa daptar DVD anjeun - emailing diri salinan maké surélék web ambéh salinan a tetep dina server anu meureun cukup.

Mun kaamanan mangrupa masalah, gudang web téh masih mangrupa pilihan - albeit ku parusahaan eta specializes di nu nurun tina hal sarta ngeusi fee pikeun ngalakukeun kitu.

Dina kasus spreadsheets online, presumably, nu boga program urang cadangan server maranéhanana - na ieu ngawengku sakabeh data pamaké. Tapi janten aman, ngundeur salinan berkas ka komputer sorangan.

04 of 08

Ulah Paké Nomer sakumaha Tihang lulugu sarta ulah Di antarana Unit jeung Data

Ulah Paké Nomer pikeun Tihang atanapi Baris lulugu. © Ted Perancis

Ulah make lulugu di luhur kolom sarta dina awal barisan pikeun ngaidentipikasi data anjeun, sabab nyieun operasi kayaning asihan loba gampang, tapi ulah make nomer kayaning - 2012, 2013, jeung saterusna - ngalakukeun hal eta.

Ditémbongkeun saperti dina gambar di luhur, kolom sarta sakaligus lulugu anu ngan nomer bisa inadvertently kaasup itungan. Lamun rumus anjeun ngandung fungsi kayaning:

anu otomatis pilih rentang data pikeun fungsi urang argumen .

Ilaharna, fungsi sapertos mimiti kasampak up kanggo kolom angka luhureun tempat nu ayana lajeng ka kénca pikeun sakaligus angka, jeung naon baé lulugu anu ngan nomer bakal kaasup dina rentang dipilih.

Angka dipaké salaku lulugu sakaligus ogé bisa jadi salah kaprah saperti sejen runtuyan data lamun dipilih salaku bagian tina rupa keur chart hiji tinimbang sakumaha sumbu labél.

Angka format dina sél pos sakumaha téks atawa jieun labél téks ku harita tiap angka kalawan kekenteng ( ') - kayaning' 2012 sarta '2013. kekenteng anu henteu némbongkeun dina sél, tapi robah jumlahna nepi téks data.

Tetep Hijian dina lulugu

Ulah: asupkeun mata uang, hawa, jarak atanapi unit séjén kana unggal sél mibanda data jumlahna.

Upami Sadérék, aya kasempetan alus nu Excel atanapi Google Spreadsheets baris nempo sakabéh data anjeun salaku téks.

Gantina, nempatkeun unit dina lulugu di luhur kolom, nu, salaku eta kajadian, bakal mastikeun yén maranéhanana lulugu sahanteuna aya téks na moal nyieun masalah dibahas luhur.

Téks ka Kénca, Nomer ka Katuhu

Hiji cara gancang ngabejaan lamun gaduh teks boh atawa jumlah data nyaeta mariksa alignment tina data di sél. Sacara standar, data téks ieu Blok ka kénca di Excel sarta Google Spreadsheets jeung nomer data anu Blok ka katuhu dina sél.

Sanajan alignment standar ieu harese robah, pormat teu normal dilarapkeun dugi sanggeus kabeh data jeung rumus geus diasupkeun, sahingga alignment standar bisa masihan anjeun clue hiji mimiti on hal anu amiss dina LKS ka.

Persen na Mata Artos Simbol

Praktek pangalusna pikeun ngasupkeun sakabéh data kana LKS téh ditujukeun pikeun asupkeun ngan jumlah polos lajeng pormat sél pikeun nembongkeun jumlah nu neuleu - na ieu kaasup percentages sarta jumlahna mata uang.

Excel sarta Google Spreadsheets, kumaha oge, nampa lambang persen nu diketik kana sél katut jumlah jeung duanana ogé mikawanoh lambang mata uang umum, kayaning di tanda dollar ($) atawa simbol pound Britania (£) lamun aya diketik kana sél katut data jumlahna, tapi lambang mata uang séjén, kayaning di Rand Afrika Kidul (R), bakal dipikaresep jadi diinterpretasi salaku téks.

Ulah aya masalah poténsi, turutan prakték pangalusna didadarkeun di luhur sarta asupkeun jumlah lajeng pormat sél pikeun alat tukeur tinimbang ngetikkeun dina simbol mata uang.

05 of 08

Ulah Paké Cell Rujukan jeung Bulan Anu ngaranna di Rumus

Ngagunakeun Bulan Anu ngaranna tur Rujukan Cell di Rumus. © Ted Perancis

Duanana rujukan sél jeung ngaranna Bulan tiasa sarta kudu dipake dina rumus keur nyieun leuwih gancang sarta gampang tetep Rumusna na ku cara penyuluhan, sakabéh LKS, haratis kasalahan jeung up to date.

Ngarujuk Data di Rumus

Rumusna dipaké dina Excel nedunan itungan - kayaning tambahan atawa pangurangan.

Mun nomer nu sabenerna nu kaasup dina rumus - kayaning:

= 5 + 3

Unggal waktos yén data changes- ngomong ka 7 sarta 6, rumusna perlu diedit sarta nomer diganti jadi rumus janten:

= 7 + 6

Lamun, gantina data diasupkeun kana sél dina LKS, dina rujukan sél - atawa ngaran rentang - bisa dipaké dina rumus tinimbang angka.

Lamun jumlah 5 anu diasupkeun kana sél A 1 jeung 3 kana sél A2, rumusna jadi:

= A1 + A2

Pikeun ngapdet data, ngarobah eusi sél A1 na A2, tapi rumus tetep sami - Excel otomatis mutahirkeun hasil rumusan.

Tabungan di waktu jeung usaha nu ngaronjat lamun LKS ngandung Rumusna leuwih pajeulit jeung lamun sababaraha rumus nuduhkeun data sarua saprak data perlu ngan bisa dirobah dina hiji lokasi sareng sadaya Rumusna nu nuduhkeun eta bakal diropéa.

Ngagunakeun rujukan sél atawa ngaranna Bulan ogé ngajadikeun LKS anjeun aman, saprak eta ngidinan Anjeun pikeun ngajaga Rumusna tina parobahan kahaja bari ninggalkeun sél data nu robah diaksés.

Ngarah di Data

Fitur séjénna ngeunaan Excel sarta Google Spreadsheets nyaeta aranjeunna ngidinan Anjeun pikeun asupkeun rujukan sél atawa ngaran rentang kana rumus maké ngarah - nu ngalibatkeun ngaklik on sél nuliskeun rujukan kana rumus.

Ngarah ngurangan kamungkinan kasalahan disababkeun ku ngetikkeun dina rujukan sél lepat atanapi misspelling ngaran rentang.

Paké Bulan Anu ngaranna mun Pilih Data

Méré hiji aréa data patali ngaran bisa nyieun loba gampang pikeun milih data nu lamun mawa kaluar sorts atawa nyaring operasi.

Lamun ukuran tina hiji parobahan aréa data, lingkup ngaran harese diédit ngagunakeun Ngaran Manager .

06 of 08

Ulah Ninggalkeun Sél ngandung Rumus dijagi

Ngonci gudang Sél na Ngajagi LKS Rumus. © Ted Perancis

Sanggeus belanja pisan waktu meunang Rumusna maranéhna bener jeung ngagunakeun rujukan sél bener, loba jalma nyieun kasalahan tina ninggalkeun maranéhanana Rumusna rentan ka parobahan kahaja atanapi ngahaja.

Ku cara nempatkeun data dina sél dina LKS nu lajeng ngarujuk yen data dina rumus, ngamungkinkeun sél anu ngandung Rumusna bisa dikonci sarta, upami diperlukeun, sandi ditangtayungan tetep aranjeunna aman.

Dina waktu nu sarua, sél nu ngandung data bisa ditinggalkeun Henteu dikonci supados robah harese diasupkeun dina urutan tetep spreadsheet nu up to date.

Ngajagi LKS atawa workbook nyaéta prosés dua-hambalan:

  1. Pastikeun yén sél bener nu dikonci
  2. Larapkeun pilihan lambar ngajagaan - sarta lamun dipikahayang, tambahkeun sandi a

07 of 08

Ulah diurutkeun Data anjeun

Diurutkeun Data Saatos eta geus diasupkeun. © Ted Perancis

Ulah nyortir data anjeun sanggeus anjeun rengse nulis eta.

Gawé bareng saeutik data unsorted di Excel atanapi Google Spreadsheets teu biasana masalah, tapi salaku jumlah data nambahan jadi teu kasusah dina gawé bareng deui éfisién.

Data diruntuykeun téh gampang ngarti jeung analisis na sababaraha fungsi jeung parabot, kayaning VLOOKUP na SUBTOTAL merlukeun dumasar data guna balik hasil nu bener.

Ogé, asihan data anjeun dina cara béda bisa nyieun leuwih gampang titik tren anu teu atra dina munggaran.

Milih Data janten ngaruntuykeun

Sateuacan data bisa disusun, Excel perlu nyaho rentang pasti nu geus bisa disusun, sarta biasana, Excel téh geulis alus dina milih wewengkon data patali - jadi salami lamun ieu diasupkeun,

  1. euweuh barisan atanapi kolom kosong anu ditinggalkeun dina hiji aréa data patali;
  2. jeung barisan sarta kolom kosong anu ditinggalkeun antara wewengkon data patali.

Excel malah bakal nangtukeun, cukup akurat, upami wewengkon data boga ngaran widang na ngaluarkeun Baris ieu ti rékaman bisa disusun.

Sanajan kitu, sahingga Excel pikeun milih rentang bisa disusun tiasa picilakaeun - utamana jeung nu jumlahna ageung data anu teuas pariksa.

Ngagunakeun Ngaran mun Pilih Data

Pikeun mastikeun yén data nu bener ieu dipilih, nyorot rentang sateuacan dimimitian diurutkeun.

Mun rentang sarua nyaeta bisa disusun sababaraha kali, pendekatan Hadé pisan mun éta masihan eta aName.

Lamun ngaran diartikeun keur rentang bisa disusun, ngetik nami di Box Ngaran , atawa milih eta ti serelek pakait handap daptar sarta Excel otomatis bakal nyorot rentang bener data dina LKS ti.

Jajar disumputkeun na Kolom jeung asihan

Barisan disumputkeun na kolom data teu dipindahkeun salila asihan, ngarah perlu unhidden saméméh diurutkeun lumangsung.

Contona, upami sakaligus 7 nyaeta disumputkeun, sarta eta mangrupa bagian ti rentang data anu dumasar, bakal tetep jadi sakaligus 7 tinimbang jadi dipindahkeun ka lokasi nu bener na salaku hasil tina diurutkeun.

Sami mana keur kolom data. Asihan ku barisan ngalibatkeun kolom reordering data, tapi lamun Tihang B disumputkeun saméméh diurutkeun, eta bakal tetep jadi Tihang B na teu reordered jeung kolom sejenna dina rentang diruntuykeun.

08 of 08

Kabéh Nomer kedah Toko sakumaha Nomer

Ngaluarkeun: cék éta sakabéh nomer disimpen salaku angka. Mun hasilna teu naon ekspektasi, kolom bisa ngandung angka disimpen salaku téks teu sakumaha angka. Contona, angka négatip diimpor ti sababaraha sistem akuntansi atawa jumlah diasupkeun ku '(kekenteng) ngarah disimpen salaku téks.

Lamun anjeun gancang nyortir data jeung AZ atanapi za tombol, hal bisa balik horribly salah. Mun aya hiji baris kosong atawa kolom kosong dina data, bagian tina data bisa jadi dumasar, bari data sejenna anu teu dipalire. Ngabayangkeun nu mess anjeun gé boga, upami ngaran jeung nomer telepon euweuh cocog, atawa lamun pesenan buka konsumén salah!

Cara panggampangna pikeun mastikeun yén rentang bener data anu dipilih saméméh asihan téh méré eta Ngaran hiji.

Anggapan kadua mangaruhan kahayang sorts Excel. Lamun boga sél tunggal dipilih, Excel manjangan pamilih pikeun milih rentang hiji (teuing kawas mencét Ctrl + shift + 8) bounded ku salah sahiji atawa leuwih kosong kolom jeung barisan. Ieu lajeng examines baris kahiji dina rentang dipilih pikeun nangtukeun lamun éta ngandung émbaran lulugu atawa henteu.

Ieu tempat asihan jeung parabot toolbar bisa jadi-anjeun tricky lulugu (asumsina anjeun gaduh hiji) kedah papanggih sababaraha tungtunan rada ketat supados Excel ngakuan salaku lulugu a. Contona, lamun aya wae sél kosong di baris lulugu, Excel mungkin pikir teu lulugu a. Kitu ogé, lamun baris lulugu ieu formatna sami salaku barisan sejenna dina rentang data, mangka bisa jadi teu ngakuan eta. Kitu ogé, upami tabel data anjeun diwangun sagemblengna tina téks na sakaligus lulugu anjeun ngandung nanaon tapi téks, Excel baris-ampir sakabéh waktu-gagal pikeun mikawanoh baris lulugu. (Urutan The Sigana ngan kawas sakaligus data sejen Excel.)

Ngan sanggeus milih rentang tur nangtukeun lamun aya sakaligus lulugu Excel bakal ngalakukeun nu asihan sabenerna. Kumaha pleased anjeun kalawan hasil gumantung kana naha Excel ngagaduhan duanana seleksi rentang jeung header sakaligus tekad katuhu. Contona, lamun Excel teu pikir anjeun gaduh sakaligus lulugu, sarta eusina, lajeng lulugu anjeun dumasar kana awak data; ieu téh umumna hiji hal goréng.

Pikeun mastikeun yén rentang data anjeun dipikawanoh neuleu, nganggo Ctrl + shift + 8 potong kompas ningali naon milih Excel; ieu téh naon bakal disusun. Mun teu cocog jeung ekspektasi anjeun, mangka anjeun kudu boh ngaropéa karakter data dina tabél anjeun, atawa anjeun kudu pilih rentang data saméméh ngagunakeun kotak dialog Susun.

Pikeun mastikeun yén judul anjeun dipikawanoh neuleu, nganggo Ctrl + shift + 8 potong kompas ka pilih rentang data, teras kasampak di baris hareup. Mun lulugu anjeun boga sél kosong antara maranéhanana dipilih di baris hareup atawa baris kahiji keur formatna kawas baris kadua, atawa anjeun boga leuwih ti hiji baris lulugu dipilih, teras Excel nganggap maneh boga sakaligus lulugu pisan. Pikeun ngabenerkeun ieu, jieun perobahan sakaligus lulugu anjeun pikeun mastikeun eta dipikawanoh leres ku Excel.

Tungtungna, kabéh bets bisa jadi kaluar lamun tabel data anjeun migunakeun headers multi-baris. Excel ngabogaan waktu teuas recognizing aranjeunna. Anjeun sanyawa masalah lamun nyangka ka ngawengku barisan kosong dina header anu; eta ngan teu bisa ngalakukeun hal eta sacara otomatis. Anjeun tiasa, kumaha oge, ngan saukur milih sagala barisan rék nyortir saméméh ngalakonan diurutkeun. Dina basa sejen, jadi husus dina naon rék Excel nyortir; ulah ngantep Excel nyieun asumsi pikeun anjeun.
Kaping na Times Disimpen salaku téks

Lamun hasil asihan dumasar titimangsa teu ngahurungkeun kaluar saperti nu diharapkeun, data dina kolom ngandung tombol diurutkeun bisa ngandung kaping atanapi kali disimpen salaku data téks tinimbang sakumaha angka (kaping tur kali téh ngan formatna Jumlah data).

Dina gambar di luhur, catetan keur A. Peterson réngsé nepi di handap daptar, nalika, dumasar tanggal injeuman - November 5, 2014 -, catetan kudu geus disimpen di luhur catetan pikeun A. Wilson, nu ogé boga hiji tanggal injeuman Nopémber 5.

Alesan keur hasil kaduga éta tanggal injeuman keur A. Peterson geus disimpen salaku téks, tinimbang jadi angka hiji
Dicampur Data tur sorts Gancang.

Lamun maké metodeu diurutkeun gancang rékaman ngandung téks jeung nomer data nu dicampur aduk, Excel sorts jumlah na data téks misah - nempatkeun rékaman jeung data téks di handap asup kana daptar diruntuykeun.

Excel bisa ogé kaasup lulugu kolom dina hasil diurutkeun - alih basa aranjeunna salaku ngan baris sejen data téks tinimbang salaku ngaran widang kanggo tabel data.
Diurutkeun warnings - diurutkeun Box Dialog

Ditémbongkeun saperti dina gambar di luhur, upami kotak dialog Susun geus dipaké, sanajan keur sorts on hiji kolom, Excel mintonkeun pesen gera yén geus encountered data nu disimpen salaku téks na méré Anjeun pilihan ka:

Diurutkeun naon bae anu Sigana mah angka anu jadi angka hiji
angka diurutkeun sarta nomer disimpen salaku téks misah

Lamun anjeun milih pilihan mimiti, Excel bakal nyobian nempatkeun data téks dina lokasi nu bener tina hasil diurutkeun.

Milih pilihan kadua jeung Excel baris nempatkeun rékaman ngandung data téks di handap asup kana hasil diurutkeun - sagampil hancana kalawan sorts gancang.